Les conseils pour gérer efficacement vos réunions professionnelles

Dans le monde des entreprises, les réunions professionnelles s’avèrent incontournables. Elles permettent de transmettre des informations à l’ensemble des collaborateurs, de négocier de nouvelles opportunités, mais aussi de prendre des décisions concernant l’acheminement du travail.

Dans l’objectif de gérer efficacement vos réunions professionnelles, quelques bonnes pratiques s’avèrent primordiales. Il est bon à savoir que la conduite d’un meeting ou d’une réunion de travail ne s’improvise pas. Plus vous êtes rigoureux, plus vous avez une chance de respecter votre ordre du jour sur tous les niveaux.

Quels sont les points à ne pas manquer ou à éviter lors de l’organisation de vos réunions professionnelles ? Quels sont les outils idéaux pour bien orchestrer votre table ronde ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.

Une réunion de travail, ça se prépare à l’avance !

En tant que chef d’entreprise, le bon déroulement de vos réunions professionnelles est une mission à la quelle vous ne pouvez échapper. Un bon orateur doit également être une personne qui maîtrise l’art de la communication et de l’écoute, qui sont pour leur part, la base d’une intelligence collective. Nous vous invitons à découvrir ci-après les 3 points clés d’une réunion de travail réussie.

Avant la réunion

Il est recommandé de bien déterminer le principal objectif de votre réunion (Transmettre une information, négocier une proposition ou prendre une décision), sélectionner les personnes concernées (Réunir que les personnes en relation directe avec l’objet de votre réunion), ainsi que le moyen de communication idéal à adopter (Réunion téléphonique, web conférence ou autour d’une table ronde dans vos bureaux ou à l’extérieur).

Préparation de la réunion

Dans le cadre d’un échange professionnel avec vos différents interlocuteurs, vous devez préciser les éléments suivants :

• Définir la date, l’heure et la durée de la réunion,
• Déterminer le rôle de chaque participant,
• Bien détailler l’ordre du jour,
• Envoyer des convocations avec une confirmation de présence.
• Lors du découpage de l’ordre du jour, il vous sera conseillé d’anticiper des moments de retard,
• Garder une marge de temps supplémentaire pour chaque sujet à traiter.

Le pilotage

Bien piloter les réunions professionnelles repose sur des éléments essentiels, à savoir :

• Bien faire la présentation de vos collaborateurs,
• Déterminer le rôle de chaque participant,
• Donner vie à la réunion,
• Respecter l’ordre du jour,
• Favoriser l’échange et booster la créativité de vos collaborateurs,
• Respecter les pauses,
• Bien noter les décisions prises suite à chaque point traité,
• Savoir gérer les conflits.

N’hésitez pas à faire la synthèse de la réunion, à souligner les points positifs ainsi que de proposer des réflexions pour la prochaine réunion. ; Pour une meilleure organisation, réalisez le compte-rendu de votre réunion dans moins de 48 h et envoyez-le à l’ensemble des participants.

Qu’il s’agisse d’un comité de direction, une réunion de service, une réunion commerciale voire de crise, savoir gérer un meeting professionnel, repose sur une anticipation de chaque situation.

Dans le but d’atteindre vos objectifs stratégiques ou commerciaux, habituez vous à l’anticipation.